Datenschutzerklärung für Veranstaltungen

Datenschutzerklärung für Veranstaltungen

Datenschutzerklärung für Veranstaltungen
Veröffentlicht am: 13. September 2020 / Kategorie über

Mindshare UK organisiert von Zeit zu Zeit verschiedene Veranstaltungen, Seminare und Konferenzen, um seine bestehenden und potentiellen Kunden und Branchenvertreter auf dem Laufenden zu halten, weiterzubilden und zum Gespräch anzuregen („Veranstaltungen“). Diese Datenschutzerklärung informiert Sie darüber, wie Mindshare Ihre personenbezogenen Daten verwendet, wenn Sie sich für eine von Mindshare organisierte Veranstaltung anmelden und eine solche besuchen.

In welchem Verhältnis steht diese Datenschutzerklärung mit anderen Datenschutzerklärungen?

Diese Datenschutzerklärung erläutert Ihnen, wie wir Ihre personenbezogenen Daten im Zusammenhang mit Ihrem Interesse oder Ihrer Teilnahme an einer von Mindshare organisierten Veranstaltung verwenden. Sie ergänzt unsere Datenschutzerklärung, die Sie auf unser Website unter folgendem Link abrufen können: Datenschutzerklärung von Mindshare.

Anmeldung für eine Veranstaltung

Wenn Sie eine unserer Veranstaltungen besuchen möchten, antworten Sie uns bitte unter Verwendung der Kontaktdaten, die Sie in der Einladung zu der betreffenden Veranstaltung finden.

Welche personenbezogenen Daten werden verarbeitet?

Wenn Sie sich über eine Veranstaltungs-App anmelden und sich dazu bereit erklären, uns Ihre Daten zukommen zu lassen, wird Mindshare folgende Informationen erhalten:
- Ihren Vor- und Nachnamen, Ihre E-Mail-Adresse, Ihr Profilbild sowie alle Firmeninformationen, die Sie in Ihrem Veranstaltungs-App-Profil hinterlegt haben;
- die Sitzungen, die Sie zu Ihrem persönlichen Terminkalender hinzugefügt haben;
- die Interessenschwerpunkte (Referenten, Anbieter usw.), die Sie zu Ihrer Merkliste hinzugefügt haben; und
- Ihre allgemeinen Nutzungsdaten (wie viel Zeit Sie im Guide verbracht haben, wie oft Sie ihn geöffnet haben usw.)
Wenn Sie sich dafür entscheiden, uns Ihre Daten nicht zukommen zu lassen, sondern sich in einem Veranstaltungs-App-Profil anzumelden, wenn Sie den Guide aufrufen, wird Mindshare Ihren Vor- und Nachnamen, Ihre E-Mail-Adresse, Ihr Profilbild und alle Firmeninformationen sehen, die Sie in Ihrem Veranstaltungs-App-Profil hinterlegt haben. Nutzungsinformationen wird Mindshare dagegen nicht erhalten.
Wenn Sie sich direkt bei Mindshare für eine Veranstaltung anmelden, lassen Sie uns unter anderem folgende Informationen zukommen:
Ihre Anrede, Ihren Namen sowie Ihre vollständige Postanschrift, E-Mail-Adresse und/oder Telefonnummer;
Ihre Stellenbezeichnung und Ihre Rolle im Unternehmen;
Ihre Ernährungsbedürfnisse; und
Ihre Zugangsanforderungen.
- Es könnte sein, dass Mindshare die Foto- und Filmaufnahmen von der Veranstaltung macht, die verwendet werden, um unsere Dienstleistungen zu vermarkten und künftige Veranstaltungen zu bewerben. Demnach wird Mindshare Ihr Abbild verarbeiten. In diesem Fall werden Sie z. B. in der Veranstaltungseinladung und durch Schilder im Eingangsbereich des Veranstaltungsorts davon in Kenntnis gesetzt, dass wir Foto- und/oder Filmaufnahmen von der Veranstaltung machen wollen; Bitte lassen Sie es uns im Vorfeld wissen, wenn Sie bei einer Veranstaltung nicht fotografiert oder gefilmt werden möchten.Wir werden nach Möglichkeit foto- und filmaufnahmenfreie Zonen einrichten, in denen die Menschen sitzen können, die nicht fotografiert oder gefilmt werden möchten; und
- Schreiben, die Sie hinsichtlich einer Veranstaltung, die Sie besuchen werden/besucht haben, von Mindshare erhalten, oder die Mindshare in diesem Zusammenhang von Ihnen erhält.

Wozu dient die Verarbeitung?

Mindshare wird Ihre personenbezogenen Daten zu folgenden Zwecken verarbeiten:

Um Ihnen einen Platz bei der/den Veranstaltung(en) zu reservieren, die Sie besuchen wollen;
Um Ihnen Informationen über die Veranstaltung(en) zukommen zu lassen, für die Sie sich angemeldet haben, wie etwa Veranstaltungsneuigkeiten und mögliche Veränderungen, Stornierung oder ähnliche Informationen;
Zur allgemeinen Verwaltung und Organisation unserer Veranstaltungen, um Sie zum Beispiel mit Informationen über eine Veranstaltung oder Konferenz zu kontaktieren, auf der Sie ausstellen, oder die Sie besuchen, sofern wir Ihre Informationen zu Planungs- und Logistikzwecken benötigen, um Ihnen Rechnungen zu stellen, Ihnen Kundenservice bezüglich des Events zu erbringen und Ihre Teilnahme an der Veranstaltung ganz allgemein zu organisieren;
Um unsere gesetzlichen Pflichten zu erfüllen und zu überwachen, wie zum Beispiel im Rahmen der Gesetzgebung zur Gewährleistung der öffentlichen Sicherheit;
Um in Übereinstimmung mit Ihren Präferenzen mit Ihnen über andere Veranstaltungen, Neuigkeiten und Dienstleistungen, die wir erbringen, zu kommunizieren (wie z. B. Online-Webinare und Huddle-Events);
Um Sie um Feedback oder die Beurteilung einer Veranstaltung zu bitten, die Sie besucht haben;
Um Ihre Kontaktdaten mit dem Ziel an unsere Logistikpartner weiterzuleiten, Ihre Erfahrungen auf einer Veranstaltung zu optimieren, auf der Sie ausstellen oder als Sponsor erscheinen möchten;
Um die Aktivität der Teilnehmern an unseren Veranstaltungen zu beurteilen;
Um eine Delegiertenliste zu erstellen, auf der Ihr Name und der Name Ihrer Firma (aber keine E-Mail-Adresse oder Telefonnummer) erscheinen, die einem Aussteller oder Sponsor auf der Veranstaltung zur Verfügung gestellt wird; und
Um Film- und Fotoaufnahmen von der Veranstaltung zu machen, die verwendet werden, um unsere Dienstleistungen zu vermarkten und künftige Veranstaltungen auf unserer Website, auf Social-Media-Plattformen und in Werbematerialien zu bewerben. In diesem Fall werden Sie z. B. in der Veranstaltungseinladung und durch Schilder im Eingangsbereich des Veranstaltungsorts davon in Kenntnis gesetzt, dass wir Foto- und/oder Filmaufnahmen von der Veranstaltung machen wollen;
Um unsere Dienstleistungen, unser Marketing, unsere Kundenbeziehungen und die Erfahrungen unserer Kunden zu verbessern; und
Um bessere Veranstaltungen und Teilnehmererlebnisse planen zu können.

Auf welcher Rechtsgrundlage basiert die Verarbeitung?

Wir werden Ihre personenbezogenen Daten nur dann verwenden, wenn es uns gesetzlich erlaubt ist. In der Regel werden wir Ihre personenbezogenen Daten unter folgenden Umständen verwenden:

Um den Vertrag zu erfüllen, den wir gerade dabei sind mit Ihnen zu schließen, oder den wir bereits mit Ihnen geschlossen haben;
Um unsere berechtigten Interessen zu wahren (also zum Beispiel, um unsere Geschäfte zu führen und weiterzuentwickeln, herauszufinden, wie unsere Kunden unsere Produkte/Dienstleistungen verwenden, um diese Produkte/Dienstleistungen weiterzuentwickeln, um unser Unternehmen zu erweitern und unsere Marketingstrategie durch Informationen zu fördern); und
Um ggf. eine gesetzliche Pflicht zu erfüllen.

In der Regel stützen wir uns nicht auf die Zustimmung als Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten, auch wenn wir Ihre Zustimmung einholen werden, bevor wir Ihnen Direktmarketingbotschaften Dritter per E-Mail oder Textnachricht zusenden. Sie können Ihre Zustimmung zum Marketing jederzeit widerrufen, indem Sie uns kontaktieren.

Insoweit Sie uns personenbezogene Daten über sich zukommen lassen, die sensibel sind, wie beispielsweise bezüglich einer Behinderung, einer Allergie oder bestimmter Ernährungsbedürfnisse, die Sie haben könnten, werden wir diese Informationen nur mit Ihrer ausdrücklichen Zustimmung oder nur dann verarbeiten, wenn es zu folgenden Zwecken notwendig ist:

Zur Schaffung, Geltendmachung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen; und
In sehr seltenen Fällen, wenn es notwendig ist, um Ihre lebenswichtigen Interessen oder die einer anderen Person zu schützen, und Sie nicht in der Lage sind, Ihre Zustimmung zu geben (wie zum Beispiel bei einem Notfall).

Wem werden wir Ihre personenbezogenen Daten zukommen lassen?

Innerhalb Mindshares werden Ihre personenbezogenen Daten nur den Abteilungen und Mitarbeitern zur Verfügung gestellt, die sie zu den vorstehend genannten Verarbeitungszwecken brauchen.

Außerdem könnten wir einige der Informationen externen Unternehmen zukommen lassen, die Dienstleistungen für die Veranstaltung erbringen, die Sie besuchen wollen. So könnten wir Ihre Informationen (einschließlich Ihrer Ernährungsbedürfnisse) zum Beispiel an einen Catering-Service weiterleiten, wenn bei der Veranstaltung, die Sie besuchen wollen, ein Catering-Service angeboten wird. Die mit diesen externen Unternehmen ausgetauschten Informationen werden nur dazu verwendet werden, den verlangten Service zu erbringen, und werden von diesen Unternehmen nicht aufbewahrt werden, nachdem die Veranstaltung geendet hat.

Wie lange werden Ihre personenbezogenen Daten aufbewahrt?

Wir werden Ihre personenbezogenen Daten nur so lange behalten, wie wir sie nach vernünftigem Ermessen brauchen, um die Zwecke zu erfüllen, zu denen wir diese Daten erhoben haben. Zu diesen Zwecken gehört es auch, gesetzliche, behördliche, steuerliche, buchhalterische oder berichtslegungsbezogene Anforderungen zu erfüllen. Im Fall einer Beschwerde oder wenn wir berechtigten Grund zu der Annahme haben, dass es bezüglich unserer Beziehung zu Ihnen zu einem Rechtsstreit kommen könnte, könnte es jedoch sein, dass wir Ihre personenbezogenen Daten über einen längeren Zeitraum aufbewahren.

In unserer Datenschutzerklärung finden Sie weitere Informationen zu diesem Thema.

Wenn Sie sich dazu bereit erklären, mit uns in Verbindung zu bleiben, oder wenn Sie unseren Newsletter abonnieren, werden Informationen, die für eine Kommunikation mit Ihnen unerlässlich sind, solange aufbewahrt, bis Sie Ihr Einverständnis widerrufen oder sich von bestimmten Angeboten von uns abmelden, so wie es in unserer Datenschutzerklärung erläutert ist.

Apps von Drittanbietern

Mindshare arbeitet mit externen Anbietern von Veranstaltungs-Apps wie etwa der Guidebook, Inc („Veranstaltungs-App“) und Videokonferenzplattformen wie Microsoft Teams und Zoom zusammen, die es Ihnen ermöglichen, weitere Informationen über die Veranstaltung abzurufen, Handbücher herunterzuladen, Sitzungen zu buchen, Landkarten und Stadtpläne zu verwenden, Terminpläne einzusehen und andere Dinge zu tun, die auf unsere Veranstaltungen bezogen sind. Bitte beachten Sie aber, dass sich Apps oder Services von Drittanbietern nicht im Besitz von Mindshare befinden und nicht von Mindshare betrieben werden. Lesen Sie sich bitte die Geschäftsbedingungen und die Datenschutzrichtlinie der App, der Plattform und/oder des Service des Drittanbieters, die bzw. den Sie nutzen wollen, gründlich durch, bevor Sie sie herunterladen und/oder nutzen. Mindshare übernimmt keine Verantwortung oder Haftung für Richtlinien oder Handlungsweisen Dritter oder für Ihre Verwendung einer App, einer Plattform oder eines Service eines Drittanbieters.

Guidebook ist in den USA tätig und hat sich dem EU-US-Datenschutzschild („EU-US Privacy Shield“) unterworfen, der Teilnehmer dazu verpflichtet, die europäischen Normen des Datenschutzes zu befolgen. Weitere Informationen zu diesem Thema finden Sie unter:

Ihre Rechte hinsichtlich Ihrer Daten

Genaue Angaben über Ihre Rechte sind in unserer Datenschutzerklärung unter der Überschrift „Datenschutzrechte betroffener Personen im EWR und in der Schweiz“ enthalten.

Unsere Datenschutzerklärung erklärt Ihnen darüber hinaus, wie Sie uns Fragen stellen können, die Sie bezüglich der Verwendung Ihrer personenbezogenen Daten haben könnten, und wie Sie Ihre Rechte als betroffene Person wahrnehmen oder sich über die Art der Behandlung Ihrer Daten beschweren können.

Kontakt

Ihre Fragen, Anmerkungen und Anfragen bezüglich dieser Datenschutzerklärung nehmen wir gern entgegen. Bitte richten Sie sie entweder per E-Mail an unseren DSB unter [email protected] oder auf dem Postweg an die Mindshare Media UK Limited, Central Saint Giles, 1 Saint Giles High Street – z. H.: Global Legal